Certaines entreprises abandonnent leurs bureaux pour télétravailler à 100%. C'est dans l'air du temps et ça présente des avantages, tant pour le salarié que pour l'employeur. Chez Ulysse, depuis toujours, on a adopté une politique de télétravail super flexible, mais on a constaté ses limites récemment. Je vous explique ici comment est rendu possible le travail en remote chez Ulysse, mais pourquoi nous ne l'imposerons jamais totalement à notre équipe.
Avant-propos : remote = mot compliqué pour dire télétravail.
La mise en oeuvre de notre politique de remote
Depuis toujours, chacun est libre de travailler d'où il le souhaite. Dans nos bureaux à Paris, dans un café ou bien à l'étranger, peu importe. On a confiance en notre équipage et on pense que c'est important de laisser à chacun la liberté de travailler pour Ulysse dans l'environnement de son choix.
Le remote est dans l'ADN d'Ulysse
J'ai eu l'idée de créer Ulysse alors que j'effectuais un tour du monde de plusieurs mois. Après ma rencontre avec Lancelot et le démarrage de notre aventure, alors que nous n'étions que deux, nous avions déjà instauré sans s'en rendre compte une politique de remote à notre échelle. À l'époque, on travaillait tous les matins dans un café différent de Paris et, tous les 2 mois, on partait plusieurs jours dans une autre ville ou région pour changer d'air. C'était le début.
Plus tard, quand nos premiers employés nous ont rejoints, le télétravail étant déjà présent, il s'est installé pour tous de manière naturelle. On était en train de créer une boîte dans le voyage, on se voyait mal empêcher notre équipe de voyager.
En offrant la possibilité de travailler de n'importe où, on ne ferme pas de portes aux personnes qui veulent nous rejoindre. C'est comme ça qu'on a pu accueillir Ferdinand, Caroline et Jérémy, qui sont arrivés en étant basés à Montréal, Bordeaux et Toulon, ou que Jonathan a pu quitter Paris pour sa Bourgogne natale.
Dès le début, nous avons construit Ulysse comme une boîte remote par définition, en laissant la liberté à chacun de choisir son environnement de travail, tout en mettant en place différentes choses pour créer du lien à distance.
Comment ça fonctionne en pratique ?
1. On utilise les bons outils
- Slack pour communiquer instantanément.
- Notion pour sauvegarder et diffuser nos connaissances et nos process.
- Google Hangout pour s'appeler, Google Drive pour stocker les fichiers.
- Un Jabra pour améliorer le son pendant les calls.
2. On sur-communique
Chaque jour, on se dit Bonjour et Au revoir. Pas seulement parce qu'on est très polis, mais pour savoir qui est disponible ou non. Ainsi, on sait rapidement à partir de quand on peut compter sur l'autre, même s'il est à l'autre bout du monde.
De la même manière, si on part déjeuner, si on a un rendez-vous ou encore si on souhaite simplement se concentrer sur une tâche pendant 1 ou 2 heures, on prévient les autres.
On utilise aussi les statuts Slack pour indiquer où l'on est :
- 🖥 Au bureau
- 🏡 En remote
- 🌴 En vacances
- 🤒 Au lit (malade)
3. On fixe des rendez-vous
- Le weekly team take-off chaque mardi : une réunion avec toute l'équipe pour aborder différents sujets comme les KPI's (= chiffres clés), les projets en cours, les nouveautés ou encore les congés.
→ Objectif : se réunir tous ensemble une fois par semaine et transmettre les infos importantes, en toute transparence.
- Le punchline coffee une fois par mois : chaque membre de l'équipe m'envoie sur Slack deux points positifs et négatifs sur la boîte (qui peuvent porter sur le travail comme sur les relations humaines), je les synthétise et on en discute ensuite tous ensemble.
→ Objectif : identifier les problèmes et trouver des solutions pour y remédier.
- C'est pas sorcier toutes les 3 semaines : un membre de l'équipe nous présente en 30 minutes le sujet de son choix, en rapport avec Ulysse (optimiser son profil Linkedin, la gestion des projets sur Clubhouse) ou avec une passion, comme la Corse ou l'Olympique de Marseille par exemple. Ensuite, on enchaîne sur 15 minutes de questions/réponses.
→ Objectif : partager ses connaissances et apprendre des choses au reste de l'équipe.
En période de confinement, on y ajoute des e-pauses informelles comme les cafés de 16h30 ou la bière du jeudi soir.
Ces rendez-vous permettent de créer du lien, tant sur le plan professionnel, qu'humain. Nous sommes une dizaine dans l'équipe pour le moment, il faudra sans aucun doute adapter ces rituels quand on grossira. 🤞🏼
4. On organise des remote trips
Comme on aime tous voyager chez Ulysse, on lance régulièrement des idées de séjours. Chacun est libre de venir ou non, le but est de changer d'air en allant travailler dans un cadre différent. On reste ensuite quelques jours de plus pour profiter de la destination ensemble. C'est ce qu'on faisait déjà avec Lancelot au début d'Ulysse : c'est important pour une boîte dans le voyage, de justement voyager ensemble. On était à Majorque en février et on envisage d'aller en Crète dès que ce sera possible.
Ces séjours à l'initiative de l'équipe permettent de passer plus de temps avec ceux que l'on voit rarement car ils ne sont pas à Paris. D'ailleurs, à la fin de l'année, tous les employés d'Ulysse reçoivent une prime dont la moitié est versée sous forme de billets d'avion, pour les inciter à voyager de leur côté ou bien à participer aux remote trips.
Ces outils, traditions et autres rendez-vous mis en place permettent à chacun de bien vivre le remote, mais force est de constater que ça n'est pas toujours suffisant.
Les limites du 100% remote
Nous pensons que le full remote n'est pas adapté à tous les secteurs d'activité, toutes les structures d'entreprise ou même à toutes les personnalités. Chez Ulysse, suite au premier confinement, on a compris que l'humain était trop important dans l'équipe pour imposer le télétravail quotidien.
Le bilan du confinement #1
Alors qu'on a l'habitude de fonctionner à distance, on a rencontré quelques difficultés lors du premier confinement, comme si quelque chose s'était "cassé" au sein de l'équipe.
Ceux qui se voyaient fréquemment au bureau se retrouvent forcés d'interagir par l'écrit ou visio, ce qui est un poil différent. Sans parler des messages partis trop vite ou des bugs parasites... Et ceux qui ont l'habitude d'être à distance pâtissent également des quiproquos ou du manque de communication. Ça a cassé l'équilibre que l'on avait et bien que ce soit assez difficile à expliquer, on a tous eu le même ressenti : il y a moins de synergie dans le groupe quand on se voit moins. Surtout dans une équipe de 10 personnes.
Un conflit entre deux personnes peut se résoudre en 1 minute au bureau, mais il peut rester présent des jours quand on ne se croise pas. Pendant le confinement, on a tous été confrontés à ce genre de situation qui n'aurait probablement pas eu lieu sans télétravail forcé, ou si nous avions toujours tous travaillé à distance. Finalement, on s'est rendu compte qu'on perdait en transparence et communication.
L'humain est trop important pour nous
Comment prétendre être une entreprise humaine si nous n'avons jamais d'interactions réellement humaines entre nous ? Partager un déjeuner, brainstormer (masqués) en salle de réunion ou encore faire des activités ensemble : ce sont toutes ces choses-là qui rendent aussi notre vie au travail plus agréable.
Échanger seulement par téléphone d'un projet ou se voir par écran interposé dans le cadre d'une réunion, ça réduit le nombre d'échanges informels que l'on peut avoir au bureau. Au final, les interactions deviennent uniquement professionnelles. Or, la plupart de nos salariés disent souvent : "Pour que j'aime mon travail, l'ambiance dans l'équipe pèse pour 50% dans la balance." Et c'est exactement ce que nous pensons avec Lancelot : Ulysse est aujourd'hui le projet de toute l'équipe et on souhaite le mener à bien dans la meilleure ambiance possible.
Pour terminer, le second degré à l'écrit, c'est pas facile. Or, chez Ulysse, on aime beaucoup (beaucoup) le second degré.
En résumé
1. Chez Ulysse, on a plusieurs ingrédients pour organiser le remote :
- les bons outils pour faciliter les échanges et favoriser la transparence ;
- la sur-communication pour indiquer simplement quand on est disponible ;
- les rendez-vous pour créer du lien autant sur le plan professionnel qu'humain ;
- les remote trips pour partir travailler ensemble dans un cadre différent.
2. Récemment, nous avons été confrontés aux limites du full remote :
- le confinement a mis en évidence une perte de transparence et de communication dans l'équipe, moins de synergie, plus de frictions ;
- l'humain étant une des valeurs principales d'Ulysse, on a besoin d'avoir des échanges "réels" entre nous pour que notre quotidien au travail soit plus agréable.
Alors oui c'est important pour nous d'offrir à nos salariés le choix de travailler d'où ils veulent, mais parce que l'humain est au coeur de notre culture, on ne fera jamais d'Ulysse une entreprise 100% remote.
Cet article est un simple partage d'expérience. Des entreprises peuvent tout à fait fonctionner en 100% remote, d'autres non, pour des raisons propres à chacune. Vous avez opté pour une politique de télétravail similaire ou différente ? Je serais ravi d'en discuter avec vous : [email protected].